Gmail 篩選＋標籤

 除了「待行動（Action Items）」、「參考資料（Reference）」與「促銷訊息（Promotions）」之外，常見還會佔據收件匣的資訊型態可再細分為下列幾大類——了解並標籤它們，有助於更快速地歸檔或自動化處理：

類型	典型內容	管理建議
通知／提醒	系統警示、兩步驟驗證碼、帳戶安全警報、App 推播摘要	30‒90 天後自動刪除；重要者留 1 份 PDF 截圖存雲端備查
社交動態	社群網站「某人標註你」「好友生日」等通知，論壇回覆	開通「只保留未讀 7 天」規則；或直接於社群 App 內檢視後即刪
行程與活動邀請	會議邀請、演出門票、線上課程開課通知	回覆或拒絕後，信件轉存至行事曆附註，原始郵件可存資料夾或封存
財務紀錄	購物收據、銀行月結單、稅務文件、發票	設「財務」標籤並以年份／月份分夾；敏感資料加密備份
客服往來	投訴、詢問、客服回覆、工單紀錄	案件結束後封存（供日後追蹤）；長期合作供應商可建立專屬資料夾
法律與合約	租賃契約、授權書、簽署通知（DocuSign 等）	下載 PDF 正本並存文件管理系統；信件留作簽署時點佐證
內部公告／公司廣播	部門佈達、人事政策、IT 維護排程	標籤「公司公告」，每月整理一次：過時即刪，仍需參考則移至知識庫
學習與靈感	訂閱型電子報、研究分享、白皮書、技術更新	建「閱讀清單」資料夾，使用 RSS／Read-it-later 工具集中處理
社交／私人通信	親友來信、祝賀卡、個人聊天	依人名或族群（家人／朋友）標籤；回覆後視情感價值決定封存或保留
垃圾／詐騙	垃圾信、釣魚郵件、惡意附件	開啟郵件服務的自動偵測；一律標記為垃圾或直接刪除

快速整頓的小技巧

1. 三秒規則：打開信件 3 秒內判定「立即處理、標籤封存、刪除」；避免猶豫。

2. 篩選器自動化：對重複來源（如帳單）設定自動標籤；將低價值類型直接略過收件匣（Skip Inbox）。

3. 定期檢視：每週做一次「收件匣為零」檢查；每季審視標籤結構，確保仍符合工作流。

掌握這些類型並搭配自動規則，你的收件匣就能從資訊雜燴變成一個井然有序的任務與知識中樞。

以下以「Gmail 篩選＋標籤」為核心，示範每一類收件匣資訊的最佳實務作法（含 搜尋條件範例 與 自動動作）。先掌握兩個原則，再照表設定即可：

1. 層級先後：

   先做「最重要 → 最寬鬆」的規則，避免重要信件被前面較寬的條件攔截並 Skip Inbox。

2. 命名一致：

   以 A_／R_／P_… 開頭，能讓標籤在左側面板依字母排序，自然形成工作流程。

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篩選規則一覽表

類型	搜尋條件範例（Filter）	建議自動動作
A_Action 待行動	to:(me) OR cc:(me) -category:{promotions social} -label:P_Promotions -is:chat	套用標籤：A_Action重要度：標記「★」保留於收件匣
R_Reference 參考資料	has:attachment OR subject:(Proposal OR 計畫書)	套用標籤：R_Reference跳過收件匣 (Skip Inbox)
P_Promotions 促銷	category:promotions OR subject:(優惠 OR sale OR 折扣)	套用標籤：P_Promotions跳過收件匣＋標記為已讀
N_Notification 系統通知	from:(no-reply@* OR alert@* OR noreply@*)	套用標籤：N_Notification30‒90 天後自動刪除＊
S_Social 社交動態	category:social	套用標籤：S_Social跳過收件匣可設「僅保留未讀 7 天」＊
C_Calendar 行程／票券	invite.ics OR subject:(邀請 OR Ticketmaster OR 報到)	套用標籤：C_Calendar自動加入 Google Calendar＊跳過收件匣
F_Finance 財務	from:(ebank@* OR billing@* OR service@paypal.com) OR subject:(發票 OR Invoice)	套用標籤：F_Finance/2025跳過收件匣
CS_Care 客服／工單	subject:(Re: 您的問題編號 OR Support Ticket)	套用標籤：CS_Care保留於收件匣直到工單結案
L_Legal 法規／合約	subject:(Contract OR Agreement OR 授權書)	套用標籤：L_Legal跳過收件匣自動轉寄至雲端硬碟備份地址＊
Edu_Reading 學習／電子報	list:(newsletter.*) OR subject:(週報 OR digest)	套用標籤：Edu_Reading跳過收件匣＋標記為已讀

* 需透過「進階篩選器外掛」或 Google Apps Script 來做「定期刪除／自動加行事曆／自動備份」；若僅用原生 Gmail，可定期手動批次處理。

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實作步驟（Google 官方介面）

1. 建立標籤

   • 設置父子階層（例如 F_Finance 底下再分 2025／2024）。

   • 依重要度設定不同顏色：紅＝Action，灰＝Reference，綠＝Finance…

2. 篩選器 →「篩選符合這些搜尋條件的郵件」

   • 先貼上上表搜尋條件，點「建立篩選器」，再勾選對應動作。

   • 務必勾「同時套用至符合的對話」以清理舊信。

3. 多重收件匣（可選）

   • 設定「A_Action、CS_Care」在主畫面最上方；其餘 Skip Inbox 的類型就不干擾。

4. 定期審視

   • 每月查看標籤數量與範圍，確認規則仍精準。

   • 若常有漏網之魚，先檢查是不是上層規則過於寬鬆；再決定調整或新增子規則。

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Tips：讓 Gmail 自動駕駛更穩

• 使用 AND / OR 刪除雜訊：如 subject:(折扣) AND from:(@example.com)，避免官方通知也被當促銷。

• 大小寫不分，但可用引號鎖定詞組："Support Ticket" 比單字精準。

• 善用 older_than: 與 larger:：定期清理通知或大型附件。

• 篩選前先在搜尋列測試看看結果是否符合預期，才「建立篩選」。

把這些規則一次設好，你的 Gmail 將自動把「資訊雜訊」變成井然有序的資料庫，真正需要你關注的，只剩待行動項目與正在進行的專案。