大猴子: 實用工具

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2020/02/08

數位工具 2013 v.s. 2018

2013的版本

2018/3/15的版本

2020正在逐漸精簡工具中，分類大概是
1. dashboard
2. project management
3. task list
4. guideline
5. history log

檔案類大概就放在OneDrive & Dropbox
Task List放在 Microsoft Todo

Trello大致都轉到Notion上了
Toodledo開始根據實際內容分放到 Microsoft To Do, Notion
iThought當成scratch pad來看待
Scrivener當作long writing的scratch pad

Notion當作資訊中心還是挺好用的，其實五個功能都能達到，但雜項重複性質高&不需要記錄歷史的to do list還是放在Microsoft To Doicrosoft To Do比較直覺簡單

2014/09/04

無限制的便利貼 Trello

Trello

我有一個很愛用便利貼的學長，辦公室牆壁貼的跟要越獄一樣，學長跟我說手寫張貼整理比較直覺，電腦反而卡卡的，用Trello進行私人＆團隊專案討論實驗兩年後，我想我找到平衡了

可多人同時編輯
分享清單、圖片、檔案、網址
每張卡片都可進行留言討論
可以指定成員、設定到期時間、用色標管理
電腦＆行動裝置都可免費使用( iOS, Android, Windows Phone, Kindle Fire...)

分配至日曆上

投票功能

可指派人員

2014/05/02

Mapping Sheets 將聯絡資料批次轉換成Google Map

不論是平常整理的吃喝玩樂地圖，客戶拜訪資料，Mapping Sheets都可以幫你轉換成Google Map的形式顯示聯絡資料，地圖中可以用吃喝玩樂住的地點、價格等來篩選，而經常做業務拜訪的甘苦人們也可以用新客戶、密集拜訪、大客戶、案件名稱等方式來篩選客戶，規劃拜訪行程。

使用說明影片：

使用方式：

首先在Google Sheets的 add-on store從此網址加入 Mapping Sheets。
點選藍色的Free來加入
Google Sheets會詢問是否允許此Add-ons執行
Mapping Sheets將可以知道你的名字、email、取得你的Google Drive文件並更改，並將資料送到Google以外的系統服務進行處理，同意後請按下同意。
安裝完成後可以選擇 Learn More了解更多或者按下Close直接使用。
點選[Add-Ons] --> [Mapping Sheets] --> [Start Mapping]開始建構第一個地圖
第一次執行的時候畫面右邊會出現一個選單，並且在你的 Google Drive中建立 xsMapping的資料夾，同時新增一個地圖網頁檔案 xsMapping.html。
完成後會請你使用Create來建立第一張地圖
在此之前可以先使用 Demo來看看產生地圖將會是什麼樣子
點選包含樣本資料，並按下Create
會出現一張名為Data的新表單，對應好欄位（Title/人名、Filter/分類、Location/住址）後就可以Build建立地圖。
淺藍色的 View按鈕在地圖建造完成之前為無法點選的狀態。
完成後點選 View瀏覽地圖
右邊的地圖保留Google Map所有的功能
左方的分類則是可以根據需求來建立篩選內容
看完Demo後可以建立一張新的表單，輸入自己的資料，記得取消 include sample data for testing (包含示範資料）
完成後會出現基本的欄位
除了基本欄位之外，還可以加入其他的資料
Title中的資訊將會出現為地點名稱，目前使用Category為篩選條件，Location提供Google Map製作地圖之外，其餘的欄位資料都會出現在地圖中。
篩選條件可以點選圖案來替換
在此我們將原先的Category之篩選條件，改成 Group。
如此一來就可以用另外一種篩選條件來篩選地圖了

2013/06/26

Mindmaps日常用途

2000年的時候同學很興奮地介紹我 Mindmap這東西，當初玩了一下，搞不太懂對我有什麼幫助，因為自己平常寫筆記就是畫圈圈連線標示關係（長期以來很不自覺地在做這件事情），一直到了2008開始很頻繁地進行大量的業務拜訪、教育訓練＆資料呈現才又開始實驗 Mindmap的可能性，也是從這時候起每天的生活都離不開 Mindmap了。歸類自己常用的情境有以下：
Mindmap4 Snapseed

[教學]
除了在教材內使用mindmap之外，其實在規劃課程的過程中也有許多用途，如：

設想教育訓練參加者背景＆需求
分析參加者在有限時間內有能力吸收以及需要的內容重點
引導他們的邏輯路線＆時間規劃
手頭＆投影資料的規劃

[筆記]
不論是主動找資料或者被動聽課，邊聽邊找資料，在建立起自己邏輯概念之前，把聽到的東西都用 mindmap先整理記錄，用關鍵字來記重點，回家之後再用 Scrivener來整理零散筆記為更清楚的心得文章。
[開會]
我的手寫字非常非常非常地醜，也是這樣我習慣寫英文筆記或者用打字的方式記錄開會的內容。後來發現在會議過程中直接在投影機打開mind42.com的心智圖編輯畫面，歸納每個人的想法＆問題點，彼此就比較容易專注在比較重要的問題上。另外除了將完稿寄給大家作為會議記錄的重點摘要，在開會之前將開會的重點以mindmap的形式寄送給大家，也比幾百字的memo清楚明瞭有效率。
[計劃]
從目標設定、專案計劃、任務管理、代辦事項、策略發展，甚至到風險評估或SWOT分析等，在計劃的過程用 mindmap來進行是讓思緒流動很順暢的工作方式。
[創造]
腦力激盪從一個小點子發展成可執行的專案，或者在幾個想法間想要創造出可聯結、交流資源的系統，mindmap很適合把零散的想法全部丟在螢幕上，邊想邊整理。
[反省]
因為mindmap很自由、視覺、讓我們容易分析資訊，我自己在反省自身的恐懼、憤怒、過失＆弱點的時候，快速不批判地把所有的情緒跟想法都直接記錄下來，可以很清楚地看到自己的缺失＆盲點。我同時喜歡把這些反省的過程記錄在evernote中，過幾個月或過幾年回來看，可以看到自己是否有改進或者成長。
[分析]
我會把碰到的問題，找到一些可以應用的評估分析check list或者方法論，用 mindmap的方式來列出來之後一個一個回答自己，例如「五個what」或「六個W」來瞭
解問題。另外常用的做法就是把流程的摘要先列出來，接著再補細節。因為怕自己對於分析拆解的時候有所盲點，我比較偏好使用別人的list來檢查自己的問題，相對客觀些。
以上是我的使用方式，報告完畢。

2013/06/13

[即將上市] Sub Task 用 Mindmap管理專案

SubTask是一個德國 startup即將上市的雲端專案管理工具，以 Mindmap的界面來整理整個專案架構，每一個任務以一個 node的方式來呈現，每一個任務接可指派給團隊成員，管理者可以時間、成員的方式來追蹤專案最新進度，每一個 node皆可插入 note、檔案、還有使用者評論，適合人數在 30以下的中小型團隊使用。

[操作界面]
SubTask的操作界面就如雲端 Mindmap工具一樣，比較不同的地方在於，每一個母任務名稱後端會有一個完成比例，顯示其子任務中完成了多少。身為一個專案管理工具，加入評論、日期底線、指派者還有任務紀錄都是不可少的。

加入評論是現在雲端管理工具常見的功能，也是我非常喜歡的地方，相較於 email對我來說評論是一個更透明且有效率的資訊交換方式。當團隊中的一個成員對於自己目前手上的工作需要支援的時候，可以發信給相關的成員請他們在 comment的地方討論，用這樣的方式來進行討論，在問題發生的時候其主管並不一定需要接觸到這些通訊信件，同時其他主動關心的各部門主管與團隊成員都可以直接看到這些工作的相關討論過程，對於管理人員來說可以大量減少不必要的 CC信件。

在各個子母任務的完成進度中，SubTask用紅色字樣來顯示已到期但尚未完成的 Overdue任務，同時我們可以看到每個任務前都有一個點選方塊，當我們勾選完成某一個子任務之後，其母任務名稱後的完成百分比也會跟著更新。

當一個專案的範疇比較大的時候，常見的狀況就是資訊太多，我們會被淹沒在 sharepoint還有內部 wiki中，而 SubTask的心智圖界面解決了文字不易閱讀的問題，同時也提供用負責人＆時間兩種方式來篩選相關資訊，同時提供關鍵字的方式進行更精準的搜尋。

SubTask同時提供日曆顯示的界面，讓團隊可以看到各個任務的指定完成日期，可惜在這裡並沒有大家喜歡的甘特圖功能（目前 SubTask並沒有任務啓動日期），所以日曆功能顯得陽春。

在實驗了幾個專案之後，根據個人使用習慣所認定的優缺點如下。

[優點]

圖形界面：容易更新專案任務發展
任務評論功能：方便透明討論，減少不必要的email，扁平組織
指派者篩選：管理者可以快速地切換成員的任務進行狀態，找出工作量太大的成員，依照時間區間找出表現良好的成員。
依照時間區間篩選：今日、七日內狀況的篩選功能可以減少我們對於未來任務工作債的過度放大，可以專注在本日還有本週該完成的任務上，減少壓力。
快速鍵功能：Enter直接加入平行任務，Tab加入子任務可以在開會過程中更快速地更新

[缺點]

缺少任務依賴順序功能：我們通常需要這個功能來 highlight專案的瓶頸在哪
日曆並不能輸、與其他裝置同步：只能在SubTask上瀏覽並不是很實際
檔案分享並不能與 Dropbox同步：存取檔案被綁在 SubTask上，建議用任務注解中寫下dropbox分享資料夾的url讓團隊成員可以直接存取。
任務的註記屬於純文字，沒辦法標是重點，並不容易閱讀。
繪出功能有限，只有圖片跟 PDF格式，希望未來能有日曆、甘特圖、CSV清單表

目前 SubTask尚未正式上線，其收費標準如下，對於 SubTask功能上的想法建議已經跟開發團隊溝通，希望能早日看到他們的進步。

2013/04/04

個人化 GTD 整理流程

因為時間是有限的，面對經年累日堆積下來的想法跟專案任務，謹慎地安排時間與資源是每個人都需要研究的功課。我們都希望能將有限的時間與資源放在重要且緊急的任務上，放下不重要的雜務，本文記錄及分享這些年實踐 GTD、Agile跟lifehack上各家時間管理磨出來的個人工作流程。

目標：

在不增加工作時間的前提下，有套系統可以簡單地整理出最重要的工作事項。

步驟：

搜集整理所有想法＆任務
建立可輕易地搜尋、整理、安排的資料庫
回顧評估清單，篩選最重要的事情

[搜集整理所有想法＆任務]

David Allen告訴大家把東西寫下來腦子可以比較輕鬆，他救了我的命。跟許多有ADD的朋友一樣，我的腦子很少有停下來的時候，任何新的資訊都會刺激我想要知道更多、考慮更多、做到更好，這樣的習慣對於工作效率的傷害非常地大，團隊與組織不可能有無限成長的資源來支持一個人的想法，所以在開會、業務拜訪或工作的時候有筆記本、黑莓機或錄音筆（開車時）將想法記錄下來，可以讓腦中的雜訊收藏起來並將注意力回歸到正在處理的任務上。在搜集列舉所有的想法及任務的時候，其實資訊散落在許多地方：

紙張筆記：花了好一段時間才讓自己養成了集中手寫筆記的習慣，在這之前手邊可能會有五六本筆記本，在不同的地方用著不同的筆記本記錄著各種想法，這是我這輩子做過最浪費時間的事情。在提出離職準備工作交接的階段，把一整個抽屜滿滿地工作筆記整理出來，才發現到有許多很好的想法沒有及時進行，到了離職後一年多才整理完畢。現在3-5天就會把手邊所有的紙張筆記、錄音都整理數位化，回收紙張並刪除錄音檔，確定將散落在四處的想法都搜集起來。

Email、社群網站、各種通訊記錄：許多好的想法是跟其他傑出的朋友在 Email、LinkedIn、Google Plus、Facebook或line上閒聊的時候想出來的。大約在三年前開始學會刪除 Email 、將 Email設定延後寄送給自己、依照專案整理成Notes或 tasks，用這方法在一年的時間內將收件夾中減少了一萬六千多封信。目前inbox還有約三千九百多封信，目標是將信箱整理到200封信以下之後，會開始處理個平台的通訊記錄。

EverNote跟 Blogs：無名小站幫了我很大的忙，因為工作忙一陣子沒登入，刪除了我寫了13年的數位日記，我這一輩子再也不會用無名小站或 Yahoo相關服務。後來在 wordpress、blogger同時備份著許多零散的想法，直到最近兩年開始集中在 EverNote上，整理這部分的想法筆記最花時間但也收獲最多，有很多當下碰到的問題其實在過去已經有朋友跟我提過處理的方法，只是當年經驗與知識不足以理解其應用，看到以前的自己回答後來的自己其實是蠻有趣的過程。

[建立可輕易地搜尋、整理、安排的資料庫]

這麼多的資訊需要整理成容易找到、取用的資料庫才能節省時間，依照個人的經驗資訊可歸類成三種 1. 可執行 2. 參考資訊 3. 留念用。可執行的想法可能是一個活動、一個公司、一道食譜或一個景點，參考資訊通常是比較詳細的說明資訊只有在工作的時候才會拿出來看，跟好朋友的通信就是可貴的回憶。需要經常review的可執行任務 task level放在 toodledo，ongoing project level放在Trello，而Just in case的參考＆留念用資訊放在EverNote上。順道一提的是請各位別太相信 Google，將資訊放在 Gmail與 google docs中使用關鍵字查找並沒有各位想像中可靠，google的搜尋演算法一直都在變動，有段時間似乎是為了減少伺服器的工作量，關鍵字搜尋結果是採用取樣搜尋，意思是搜尋出「部分結果」，各位可以實驗看看超過2000筆通訊錄或email關鍵字搜尋，結果可能會讓您不太開心。

Toodledo：這個老字號的GTD工具是這十年走來唯一經得起時間考驗的好東西，很敬佩只有兩個工程師的公司能建立起這麼大的使用族群，面對這麼多後起之秀依舊屹立不搖。到現在我還預繳三年 Pro subscription的原因是，不論是在 Windows/OSX等的 desktop app與 web app，Blackberry、android或iOS，Toodledo都有合作廠商的app可以同步（我大概也都買了），他的Project/context/tag/due架構加上saved search搭配 Pocket Informant真的是讓我想不到有什麼做不到的事情（直到Trello出現），目前 Toodledo上列著一千多個 todos，從想看的書、電影到許多工作上的任務都放在那，是歸檔任務我最信任的平台。

Trello：老實說剛接觸 Trello的時候覺得這是一個很智障的產品，直到稍微瞭解 Agile的 backlog概念才發現自己才是智障。 Toodledo幾乎是完美，但當一個 Project有五六十個 task的時候，使用due或者 sub tasks來整理並不是非常地直覺。而在 Trello中我則是可以將[正在進行中]的project所有的 tasks跟 bad ideas都丟到一個 Trello board中，用拖拉的方式來整理未成形的想法，只做最上面那一個。我們必須誠實地面對一個事實，不論一個人的時間管理做得再好，多工能力再強，一個時間點在一個地方還是只能做一件事！！我嘗試過學著學長在牆壁上貼滿post-it來安排，但對於字跡潦草且濫用筆記的我來說，數位化的 Trello還是比較合用，任何想法都留在一個 board，進行中的task放在最上面，越糟糕或者時間還沒到的task/ideas則放下面，不再去排沒有意義的due date，畢竟所有的dead line都是很不可靠的estimation，所有的 projection都只是 guessing，離開了企業的環境就不需要搞那一套了。

EverNote：大家都愛 EverNote，我也是，只是花了一段時間等到了 EverNote夠大才開始信任他。現在所有的 Just in case參考資料與紀念性質的資訊都整理在 EverNote中，他的查詢功能算是ok，使用標簽整理後則是非常地容易使用，至今還沒找到更方便的工具。

[回顧評估清單，篩選最重要的事情]
如果你認真地讀到這個段落，證明你真的是無可救藥的時間管理狂，上述的流程對你來說輕而易舉。接下來這個階段就是將 toodledo跟 trello上的任務排到行事曆上了，我的習慣是會將 toodledo上挑幾個專案到 Trello中指定為進行的專案，並在 Trello中調配任務的優先順序，基本標準有：

能獲利/減少成本：任何對於提升時間、資金、人力、固定資產效率的事情都要先做，尤其是時間。這是每個人都遵行的黃金準則，不再囉唆。

有資源作：如果沒有資源進行的專案，對我來說只是一個會造成痛苦的執念。所以沒資源的專案先往下拉，接著判定是否可能找到資源。現階段不可能放最下面，其他的則是改寫成需要從哪裡取得資源。

有能力作：我知道自己有多少斤兩，現階段沒有能力進行的專案就往後拉，其他的就改寫成 1. 可以找誰幫忙 2. 如何學習。有能力作的意思也包含這案件事我可以管理得了、風險承擔得了。我不喜歡管理職，因為我對於面對人會參雜太多的愛恨情感，不喜歡懲罰團隊成員，也不喜歡為成員的工作成果負責，即便是現在我還是偏好夥伴的平行關係或少於十個部署的編制。我不想要面對因為我個人決策錯誤造成數百數千人家計影響的壓力，也不希望客戶用千萬的訂單逼迫我做違背良知的事情。

以前的主管曾經暗示我：”messy desk，messy mind“，當時我跟很多人的想法一樣，桌子再亂我都知道哪份文件放在哪裡，但到現在自己處理了更多工作也碰到了很多人碰到的問題 1. 我的資訊不容易分享 2. 別人動了我的桌子或檔案我就亂了 3. 自己將資料弄亂就慘了。現在電腦的桌面/我的檔案夾都不會超過20個檔案，書桌文件不會堆高，inbox中重要信件不需要換頁，說真的是平靜多了，我的方法不會適合每一個人，但如果您有碰到我先前類似的狀況，希望這些方法對您有幫助。

2013/03/02

Just in Case的 Reference資料整理工具比較：EverNote, Google Drive & DropBox

紀錄這些心得不是要宣傳 EverNote，而是在處理 GTD的 Reference電子資料以及 Just in case資訊的處理時候各種工具的比較。Just in Case資料理想處理方式是開心或者需要利用的時候可依照自己喜歡的方式整理分類，或者完全不整理也要找的到。本文衡量比較這些工具的標準有：

全文查找：當我要從近十多年的各類資料中找到包含 compressor關鍵字的檔案，我希望
1. 不要跳過資料
2. 速度要快
3. 可用布林或regular expression查找更好

免費儲存容量：過往十多年的文件加上每天持續增加的各種資料，訂閱服務的持續繳費很容易讓使用成本持續上升

資料整理介面：我討厭 Folder，喜歡用 Tag等 Metadata來整理資料。

資料閱讀介面：可直接在跨 Device，於 On line/ off line的情境下直接在 client程式中查詢、編輯、閱讀。意思是雲端、同步、操作介面完整。有免費開放的 API讓眾多第三方廠商開發支援工具。

實驗過的工具大概二十幾種，一直希望能找到一個很神的工具，但實際測試下來還是比較流行的DropBox、Google Drive、EverNote

1. DropBox
Pros:
-免費
-跨 Device超級容易
-第三方工具非常的多

Cons:
-無法查詢內文
-缺乏 Tagging介面快速搜尋
-其 Folder整理架構需要許多人工時間

總結:是個很爛的 reference資料備份工具

2. Google Drive
Pros:
-是google耶，有無限的可能
-第三方工具持續地增加
-可使用 Google搜尋引擎查詢各種格式內文(online)

Cons:
-是Google，其免費的服務未來隨時有可能終止
-需要支持多個 tag資料整理：目前一個檔案只能加上一個 Tag對於有數萬個檔案需要整理的時候效率很差，失去了 Tag的意義，流為 Folder等級的整理功能。
-全文搜尋引擎不要作弊：跟gmail contact的狀況一樣，資料筆數超過千筆以上的時候，Google會跳過部分資料讓搜尋速度更快。
-免費容量不夠大：這其實是我最大的問題，Google Drive的 5G在時間拉長的狀況下肯定會達到極限。

總結:不論其他的優點，單 5G容量讓我覺得這不是一個可持續維持的方案，實驗了兩年後決定放棄。

3. EverNote
Pros:
-可用 Tag、date、Album三種主流方式同時整理分類資料：無敵
-EverNote每個月的免費 60MB對我來說已經超級夠用
-在各種 Device或 Email想要保留的 Reference資料幾乎都可輕鬆地送到 EverNote
-網路介面可全文搜尋

Cons:
-搜尋引擎的速度：要求 EverNote跟 Google這種做搜尋出身的公司比較當然不公平，但資料多的時候搜尋速度是會影響到使用觀感的。
-可開放import Doc, RTF等檔案以 RTF格式直接匯入為 New Note的功能：我相信有人喜歡將文件 Attach在 Note中。但我自己的偏好則是將 Doc檔案以 Note格式儲存，減少檔案尺寸，同時讓閱讀瀏覽更為方便。
-進去 EverNote的資料庫要轉換到第三方有困難：這一點事一直讓我猶豫使用EverNote的地方，獨家規格是邪惡的><

總結：獨家規格讓我很不開心，但沒有更好的選擇了。

我沒有用過 SkyDrive，鑒於微軟對於第三方的合作態度過於保守，我不認為他們有太大的消費者市場發展未來。蘋果的 iCloud過於封閉，我需要同時在Windows/Mac工作，不想自己整自己。Box速度太慢，很早就剔除了。theBrain是一個很特別的工具，有實驗精神的朋友可以玩看看。Pocket很好用，但有時候網站會掛掉或者刪除網頁，還是喜歡留下全文backup。其他剩下用過就忘記的工具就不提了:)

2013/01/07

超輕快文件 & 電子書閱讀器 : Sumatra

由於 Adobe的 Acrobat reader越來越肥大，很熱門的 FoxIt Reader又會碰到格式跑掉的狀況，比較了一些替代方案後選定了 Sumatra，使用了一陣子之後覺得一定要寫一點中文介紹讓更多的朋友認識。

Sumatra是什麼?

Sumatra是一個 Windows平台免費開放的文件 &電子書閱讀器。

Sumatra的特點是什麼?